Система электронного документооборота представляет собой модульный программный комплекс поддержки деятельности экспертного органа как хозяйствующего субъекта. Обеспечивает автоматизацию технологических процессов прохождения документов в экспертном органе и создание экспертного заключения.

Тесная интеграция всех модулей в одной программной среде обеспечивает:

• ведение потоков документов служебной корреспонденции с внешними организациями;
• эффективное управление процессом экспертизы объектов строительства за счет консолидации всех видов документов (переписка, договоры, расчеты стоимости, экспертные заключения и т.п.) вокруг объекта;
• эффективное взаимодействие подразделений и сотрудников экспертного органа за счет организации электронного документооборота между ними;
• прозрачность документопотоков внутри организации;
• единое для всей организации информационное пространство;
• информационную поддержку принятия решений первым руководителем.
• разграничение прав доступа каждого сотрудника к имеющейся в системе информации в соответствии со своими функциональными обязанностями;
• планирования работ и оптимального распределения нагрузки среди сотрудников (в частности, экспертов);
• система может быть дополнена любыми механизмами для автоматизированного анализа различных сторон деятельности организации, могут быть установлены связи с иными системами - финансовыми, бухгалтерскими, кадровыми, системами управления проектами и т.п.

Помимо этого, внедрение единой информационной системы позволяет решить ряд задач оптимизации документооборота, которые исторически возникли в ходе локальной автоматизации тех или иных процессов или операций. Речь идет о таких проблемах как:

• ручной многократный учет идентичной информации разными сотрудниками;
• использование различных программных средств для локальной автоматизации, что приводило к дублированию информации уже в электронном виде, нарушению целостности данных и исключало логические связи между документами служебной корреспонденции, экспертными заключениями, договорами и т.п.;
• ручное формирование списков документов;
• трудность доступа руководителей к текущему состоянию документов в рамках подчиненных им подразделений;
• неудобный процесс контроля исполнения с помощью ручной проверки контрольных дат;
• ручное формирование типовых документов, которые могут быть сформированы автоматически по шаблонам;
• невозможность проводить сквозной контекстный или атрибутный поиск по всему массиву документов предприятия;
• отсутствие комплексной защиты информации от несанкционированного доступа и аппаратных сбоев.

В состав системы электронного документооборота входят следующие модули.

1. Модуль "Служебная корреспонденция":
   • оперативный доступ сотрудников к базе данных документов служебной корреспонденции;
   • контроль исполнения поручений по входящим документам;
   • создание и регистрация исходящих документов.
2. Модуль "Учет договоров":
   • расчет стоимости экспертных работ осуществляется в зависимости от стоимости ПИР с использованием базовых цен 1991 или 2001 г. и учетом соответствующих индексов пересчета к текущим ценам на текущий квартал;
   • автоматизированное формирование пакета договорных документов в составе: расчет стоимости экспертных работ, договор, дополнительное соглашение, сопроводительное письмо, акт сдачи-приемки работ;
   • оперативный доступ сотрудников к информации по договорам согласно установленных прав доступа ко всем реквизитам или только к их части;
   • контроль хода исполнения договорных обязательств;
   • контроль и учет оплаты работ по договорам и дополнительным соглашениям;
3. Модуль "Экспертные заключения":
   • учет объектов строительства;
   • распределение объектов экспертизы по отделам, экспертам (ведущим и соисполнителям);
   • контроль хода выполнения экспертных работ;
   • подготовка, регистрация и учет экспертных заключений;
   • формирование отчетов полностью соответствующих утвержденным Главгосэкспертизой России формам;
   • формирование произвольных отчетов на основе встроенного генератора отчетов.

СЭД ЭО создана на основе платформы "Кодекс Сервер" с учетом особенностей и сложившейся практики документооборота в экспертных органах. К достоинствам технологий "Кодекс" следует отнести масштабируемость, высокое быстродействие, невысокая цена, поддержка технологии доступа к информации через Intranet/Internet, возможность интеграции с правовыми базами данных "Кодекс" и подключения целого ряда дополнительных сервисов.