А.В. Козикин - руководитель отдела програмирования
С.И. Ларин - генеральный директор

Активная автоматизация документооборота в различных государственных предприятиях и учреждениях идет уже давно и не собирается снижать обороты. ИТ-компании, работающие на Российском рынке систем электронного документооборота и управления предприятием, реагируют на высокий спрос целым рядом решений в той или иной степени адаптированных к задачам отечественного делопроизводства госпредприятия. И если с автоматизацией типовых задач делопроизводства проблем у заказчика как правило не возникает - практически все игроки на рынке предлагают соответствующие готовые модули или подсистемы, - то задача успешного внедрения систем автоматизации нетиповых процессов управления документами представляется по меньшей мере нетривиальной. Конечно, большинство современных платформ позволяет реализовать произвольную сколь угодно сложную логику движения документов, однако успех внедрения это не гарантирует. Достижение эффективной работы заказной системы электронного документооборота требует напряженной работы заказчика и разработчика системы не только в направлении собственно проектирования и развертывания программного обеспечения, но и в направлении серьезной подготовки организации-заказчика, которая может заключаться в модернизации аппаратной базы, изменении сложившихся документопотоков, психологической подготовке и тренинге коллектива. Эти и многие другие задачи разработки и внедрения одинаково важны для достижения цели, которой является повышение общей эффективности предприятия. В проведении такой работы нет ничего невозможного, но она требует месяцев работы и серьезных затрат. Как в таком случае поступать вневедомственным экспертным органам РФ, чьи технологические процессы проведения экспертных работ проектов строительства, очевидно, являются нетиповыми, и готовых комплексных решений автоматизации на рынке нет?

Руководство ГУ "Мособлгосэкспертиза" в 2002 году посчитало, что оптимальным вариантом будет обратиться к разработчику, который к тому времени уже несколько лет активно работал с предприятиями отрасли - ООО "Информационная компания "Экомаш". Программный комплекс "Государственная Вневедомственная Экспертиза РФ" был создан ООО "ИК Экомаш" в содружестве с Главгосэкспертизой России и в настоящее время находится в эксплуатации во многих региональных экспертных органах. В ГУ "Мособлгосэкспертиза" также использовали комплекс "ГВЭ РФ" в качестве электронного архива выпущенных экспертных заключений, и, естественно, рассчитывали, что накопленные в ней за несколько лет данные будут безболезненно перенесены в новую систему.

Таким образом, перед разработчиком ставилась задача создать программный комплекс информационной поддержки деятельности организации как хозяйствующего субъекта, работающий на всех ее уровнях и совместимый с действующим ПО локальной автоматизации.

Внедрение разработанной системы началось в апреле 2003 года и к настоящему моменту завершено в объеме трех интегрированных в единое информационное пространство модулей: "Служебная корреспонденция", "Договоры", "Экспертные заключения". Заказчик получил в свое распоряжение:

• полнотекстовое хранилище информации;
• единое информационное пространство управления документопотоками;
• среду оперативной коммуникации сотрудников;
• инструменты для автоматизированной подготовки текстов и аналитических отчетов;
• открытый исходный код бизнес-логики системы.

Успешный опыт ГУ "Мособлгосэкспертиза" в направлении автоматизации своих технологических процессов управления документами будет интересен и другим крупным региональным экспертным органам. Один из главных выводов заключается в том, что на сегодняшний день сложилась ситуация острой необходимости автоматизации экспертных органов не только в части непосредственно относящейся к процессам проведения экспертных работ, но комплексно, рассматривая предприятие как полноценный хозяйствующий субъект. Создание же универсального программного комплекса пригодного для использования в любом экспертном органе страны представляется маловероятным - слишком сильно отличаются их принципы и подходы в работе. Добиться такой универсальности возможно лишь для некоторых частных задач (например, электронного учета выпущенных заключений или автоматизированного формирования тех или иных выходных форм), но реализовывать все используемые на практике структуры документопотоков, связывающих такие задачи в единый живой организм экспертного органа, в конкретном программном решении не представляется целесообразным. Тем не менее, именно вовлечение в электронный документооборот максимального числа технологических процессов организации является наиболее эффективной стратегией автоматизации. На сегодняшний день это означает, что практически каждому крупному экспертному органу придется встать на путь разработки индивидуальной системы. Но не стоит спешить начинать работу с чистого листа.

"Прежде чем делать что-то самому, узнай, нельзя ли это купить", - гласит известный принцип. Действительно, как эффективно в таких условиях использовать накопленный опыт коллег для своего предприятия, правильно построить процесс разработки и внедрения автоматизированной системы? И здесь снова можно обратиться к опыту ГУ "Мособлгосэкспертиза", где грамотно подошли к определению этапов работы. Крайне важно верно определить объекты и порядок автоматизации технологических процессов на предприятии по каждому этапу.

Первоначально внедряются типовые блоки новой системы. Затраты на их приобретение как правило не велики, а возможные проблемы хорошо известны разработчику. К тому же каждая типовая задача достаточно обособлена, что с одной стороны позволяет относительно легко интегрировать новые программные решения в сложившиеся документопотоки, а с другой стороны, позволяет организации-заказчику быстро почувствовать отдачу от вложенных средств, как бы сложно ни сложилась дальнейшая работа. Успешная автоматизация типовых задач делопроизводства на первом этапе развертывания единой системы электронного документооборота крайне благоприятно сказывается на психологическом фоне внедрения: сотрудники привыкают к новым программам и пользовательским интерфейсам, пропадает естественное неприятие нововведений, и напротив, появляются обоснованные требования и пожелания к системе. Таким образом, в ГУ "Мособлгосэкспертиза" были автоматизированы задачи подготовки, регистрации и учета служебной корреспонденции и договорных обязательств.

Если автоматизация типовых задач прошла успешно и заказчик удовлетворен ее результатами, можно приступать к завершающему и самому сложному этапу - комплексной автоматизации управления документами экспертизы проектов строительства (в случае ГУ "Мособлгосэкспертиза" - модуль "Экспертные заключения"). Практически во всех случаях программное обеспечение автоматизации на данном этапе (на уровне бизнес-логики) должно разрабатываться индивидуально для каждого экспертного органа. Это позволит учесть все особенности сложившейся в организации практики документооборота, но здесь следует быть готовым к трудностям внедрения, обусловленным функционированием нового, иногда достаточно "сырого" ПО. Данный этап является наиболее длительным и именно его успешное внедрение будет обуславливать успех комплексной автоматизации, достижение ее стратегической цели - повышения эффективности работы экспертного органа.

(Опубликовано в "Информационный Вестник Мособлгосэкспертизы", 2004, №7)